Como digitalizar un charter nautico en 30 dias (sin caos ni migraciones dolorosas)

Hay un momento en la vida de todo charter nautico en que el sistema actual deja de funcionar. Quizas es una doble reserva con dos clientes enfadados. Quizas es que te das cuenta de que no sabes exactamente cuanto estas ganando. Quizas es que el administracion te come cada semana horas que deberian ser de ventas o de estar en el agua. Este post es el plan que usamos con nuestros clientes para pasar de esa situacion a tenerlo todo bajo control en 30 dias.

Antes de empezar: la auditoria de 1 hora

Antes de configurar nada, dedica una hora a responder estas preguntas con honestidad. Son las que determinan exactamente que necesitas y en que orden hacerlo.

• Cuantas reservas activas tienes ahora mismo y cuantas esperas en temporada alta?
• Cuantas personas gestionan reservas, facturas o cobros en tu empresa?
• Donde viven hoy los datos de tus clientes (Excel, email, Whatsapp, papel)?
• Cuantos barcos tienes y cuantos patrones o tripulantes?
• Facturas con IVA, exentas, intracomunitarias o todo junto?
• Tienes ya algun sistema de cobro online o todo es transferencia o efectivo?
• Cuanto tiempo dedica cada semana tu equipo a tareas de administracion pura?

Con estas respuestas claras, la configuracion del sistema nuevo es un proceso sistematico, no un laberinto. Te recomendamos apuntarlas en un documento antes de hacer nada.

Semana 1: la base (dias 1-7)

Dia 1-2: configuracion de la empresa y la facturacion

El primer paso es siempre la configuracion fiscal: datos de la empresa, NIF, domicilio fiscal, regimen de IVA, series de factura (si tienes charter + alquiler de material + servicios adicionales, necesitas series separadas). En Agora Marine esto lleva 30-45 minutos con el asistente de configuracion guiada.

• Datos de empresa y logotipo para el PDF de las facturas.
• Series de numeracion: FC-2026-XXXX para facturas, PP-2026-XXXX para presupuestos.
• Tipos de IVA que aplicas (21% general, 10% transporte, 0% intracomunitario).
• Metodos de cobro: tarjeta (Stripe/Redsys), transferencia, efectivo, TPV.
• Datos bancarios para las facturas pro forma.

Dia 3-4: importacion de la flota

Cada barco es una ficha con: nombre, matricula, tipo, eslora, capacidad maxima de pasajeros, precio base por tipo de salida (media jornada, jornada completa, fin de semana, semana), documentacion adjunta (seguro, certificado nautico, ITV, lista de salvamento).

Dia 5-7: configuracion de patrones y tripulacion

Cada patron o tripulante necesita: datos personales y contacto, titulaciones nauticas con fechas de caducidad, disponibilidad base (calendario), coste interno por tipo de salida. Esto permite asignar patron a cada reserva automaticamente y tener alerta cuando una titulacion va a caducar.

Semana 2: los datos existentes (dias 8-14)

Dia 8-10: importar clientes actuales

Exporta tu lista de clientes desde donde este (Excel, Holded, Outlook, el historial del email) a un CSV con estas columnas minimas: nombre, email, telefono, tipo (particular o empresa), NIF/CIF (si lo tienes), pais. Agora Marine importa este CSV directamente.

No te obsesiones con que los datos esten perfectos. Preferible importar datos incompletos que corriges despues, a no importar nada. Los datos se van enriqueciendo solos con cada nueva reserva.

Dia 11-14: reservas activas y proximas

El punto mas critico de la migracion: las reservas que ya tienes confirmadas para las proximas semanas. Estas hay que migrarlas manualmente con cuidado. Cada reserva necesita: cliente, barco, patron, fechas exactas, precio pactado, estado del cobro (senial pagada, pendiente total, saldada).

Semana 3: la operativa en vivo (dias 15-21)

Esta es la semana mas importante: la primera semana en que todo el equipo usa el nuevo sistema para gestion real, con clientes reales y dinero real.

Dia 15: sesion de formacion del equipo

Una sesion de 3-4 horas donde todo el equipo aprende los flujos principales: crear reserva, asignar barco y patron, emitir presupuesto, confirmar reserva y cobrar senal, emitir factura final. No es necesario aprender todo el sistema en un dia: estos 5 flujos cubren el 80% de la operativa diaria.

Dia 16-21: operativa en paralelo (1 semana)

Recomendamos una semana de paralelo: todas las reservas nuevas entran en el sistema nuevo, pero sigues manteniendo el Excel actualizado como red de seguridad. Esta semana sirve para detectar los flujos que no habias pensado (el cliente que paga en dos plazos, el barco que necesita tipo de salida especial, el patron que no puede ciertos dias).

Semana 4: la transicion completa (dias 22-30)

Dia 22-25: cerrar el Excel definitivamente

Si la semana 3 ha ido bien (y con Agora Marine normalmente va bien), es el momento de dejar de actualizar el Excel. Solo un sitio donde viven los datos. Guarda el Excel historico en un archivo, no lo borres, pero deja de actualizarlo.

Dia 26-28: configurar las automatizaciones

• Email automatico de confirmacion de reserva al cliente con PDF adjunto.
• Email de recordatorio 48h antes de la salida con el punto de encuentro y el patron asignado.
• Email post-salida con encuesta de satisfaccion (1 pregunta, 5 segundos).
• Alerta interna cuando una reserva lleva mas de 5 dias sin confirmar el cobro de la senal.
• Alerta cuando la titulacion de un patron caduca en menos de 60 dias.

Dia 29-30: activar la disponibilidad publica

El paso que mas impacto tiene en los ingresos: conectar el calendario de disponibilidad de los barcos con tu web. Los clientes ven en tiempo real que fechas tienen disponibles y pueden reservar (o al menos preguntar) directamente sin tener que llamar.

Los 7 errores mas comunes en la digitalizacion de un charter

1. 1Querer migrar todo el historial de golpe: empieza por los proximos 90 dias y migra el historico despues.
2. 2Configurar todo sin el equipo: las personas que van a usar el sistema tienen que estar en la configuracion desde el dia 1.
3. 3Ignorar la configuracion fiscal: series de factura mal configuradas generan problemas con la asesoria en el primer mes.
4. 4No definir quien puede hacer que: permisos de usuario mal configurados generan confusiones y errores.
5. 5Esperar a tener todos los datos perfectos para empezar a usar: empieza con datos incompletos y los vas mejorando.
6. 6Usar el sistema solo para facturar y seguir con Excel para las reservas: pierde todo el valor.
7. 7No avisar a los clientes habituales del nuevo sistema: un email simple explicando que ahora recibiran confirmaciones automaticas evita confusion.

Como mantener la operativa activa durante el cambio

El miedo principal de cualquier negocio al cambiar de sistema es que algo salga mal durante la transicion y un cliente sufra las consecuencias. La estrategia que funciona: jamas canceles o modifiques una reserva activa durante la migracion. Cualquier reserva que ya esta confirmada y cobrada, la gestionas hasta el final con el sistema antiguo. Solo las nuevas reservas que entren desde el dia de inicio van al nuevo sistema.

“Con el modulo de charter mas un flujo a medida para nuestros eventos corporativos nos ha dado un control que antes repartíamos entre Excel y media docena de apps.”

— Isabel Gil, CEO de Quicksail Valencia